Scenario SpecialistenSCENARIOSPECIALISTENUTBILDNING · ÖVNING · TRYGGHET

GDPR & Dokumenthanteringspolicy

Policyn beskriver hur Scenario Specialisten hanterar dokumentation, personuppgifter och informationssäkerhet enligt GDPR. Den är en central del av mitt ledningssystem och följs vid all dokumentation, lagring och kommunikation.

Syftet med policyn

  • ✓Säkerställa att all dokumentation hanteras enligt GDPR.
  • ✓Skydda kunders och deltagares personuppgifter.
  • ✓Skapa tydliga rutiner för lagring, radering och åtkomst.
  • ✓Minimera risker kopplade till informationssäkerhet.

Grundprinciper

Laglighet & transparens

All hantering sker öppet, korrekt och spårbart.

Ändamålsbegränsning

Personuppgifter används endast för övningens syfte.

Uppgiftsminimering

Endast nödvändig information samlas in.

Lagringsminimering

Data sparas inte längre än nödvändigt.

Integritet & konfidentialitet

Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder.

Dokumenthantering

Under övning

  • •Observationer skrivs utan personuppgifter.
  • •Roller och funktioner används istället för namn.
  • •Känslig information dokumenteras aldrig.

Efter övning

  • •Rapporten anonymiseras innan leverans.
  • •Endast relevanta händelser och lärdomar inkluderas.
  • •Standardiserade mallar används.

Lagring

  • •Krypterad molntjänst (OneDrive).
  • •Backup varje vecka.
  • •Endast instruktören har åtkomst.

Personuppgifter

Detta hanteras

  • •Kontaktuppgifter till kund (namn, e-post, telefon).
  • •Organisationsinformation.

Detta hanteras aldrig

  • •Känsliga uppgifter (hälsa, religion, politiska åsikter).
  • •Deltagarnamn i övningar.
  • •Interna personaluppgifter från kund.

Samtycke

  • •Kontaktuppgifter används endast för kommunikation och fakturering.
  • •Inga personuppgifter delas med tredje part.

Informationssäkerhet

Tekniska skydd

  • •Krypterad lagring.
  • •Antivirus och brandvägg.
  • •Lösenordsskyddade dokument.

Organisatoriska skydd

  • •Standardiserade rutiner för dokumentation.
  • •Begränsad åtkomst.
  • •Tydliga regler för radering och arkivering.

Överföring av data

  • •Dokument skickas endast via säker e-post.
  • •Inga personuppgifter skickas okrypterat.
  • •Rapport levereras som PDF.

Radering & lagringstid

  • ✓Kunddata raderas efter 12 månader.
  • ✓Anonymiserade dokument kan sparas längre för intern utveckling.
  • ✓Radering och arkivering följer fasta rutiner.

Incidenthantering

  1. 1.Stoppa all hantering av dokument.
  2. 2.Identifiera vad som skett.
  3. 3.Informera berörd kund.
  4. 4.Kontakta Integritetsskyddsmyndigheten vid behov.
  5. 5.Dokumentera incidenten internt.

Instruktörens ansvar

  • ✓Att följa GDPR och denna policy.
  • ✓Att dokumentera anonymt.
  • ✓Att lagra och radera dokument korrekt.
  • ✓Att rapportera eventuella incidenter.

Sammanfattning

Genom tydliga rutiner för dokumentation, lagring och radering hanteras all information tryggt, professionellt och lagligt – vilket skyddar både kundens integritet och verksamhetens kvalitet.

Frågor om personuppgifter? Kontakta mig eller läs min etikpolicy.